PROCESS MINING là một cách tiếp cận biện chứng trong hành trình CHUYỂN ĐỔI SỐ doanh nghiệp
Dưới đây là các QUY TRÌNH VẬN HÀNH kinh doanh thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau mà có thể áp dụng PROCESS MINING. Bao gồm các lĩnh vực nghiệp vụ như:
· Nghiệp vụ mua hàng với quy trình MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
· Nghiệp vụ bán hàng với các quy trình Từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền, từ đặt hàng đến thu tiền
· Lĩnh vực SẢN XUẤT bao gồm các quy trình SẢN XUẤT, QUẢN LÝ TỒN KHO, hay BẢO TRÌ NHÀ MÁY
· Đối với Lĩnh vực NHÂN SỰ chúng ta có các quy trình QUẢN LÝ HIỆU SUẤT, TUYỂN DỤNG và GIỮ CHÂN NHÂN SỰ
· Và dịch vụ hậu cần sẽ xử lý các quy trình QUẢN LÝ VẬN ĐƠN, LƯU KHO BÃI hay QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
Ngoài ra, VietCAS cũng triển khai PROCESS MINING cho các lĩnh vực thuộc các ngành nghề như:
· Y TẾ với các quy trình TIẾP NHẬN BỆNH NHÂN, THỬ NGHIỆM LÂM SÀN, GIỚI THIỆU BÁC SĨ
· Lĩnh vực TÀI CHÍNH, NGÂN HÀNG có thể áp dụng PROCESS MINING cho quy trình VAY VỐN, XỬ LÝ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ VÀ PHẢI THU, quy trình GIÁM SÁT RỦI RO hay PHÁT HIỆN GIAN LẬN
· Ngành BẢO HIỂM thì bao gồm các nghiệp vụ THẨM ĐỊNH KINH DOANH MỚI, và YÊU CẦU BỒI THƯỜNG
Sau đây chúng ta sẽ sử dụng quy trình TỪ MUA HÀNG ĐẾN THANH TOÁN (P2P) làm ví dụ minh họa, sử dụng PROCESS MINING nhằm phân tích TRÍ TUỆ DOANH NGHIỆP. Quy trình trải qua 6 bước khác nhau bao gồm
· Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
· Tìm nhà cung cấp và Tạo đơn đặt hàng
· Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
· Nhận hàng
· Kiểm tra hóa đơn và hàng hóa
· Thanh toán cho nhà cung cấp
Trong quy trình này, ta có thể áp dụng PROCESS MINING để giải quyết các bài toán sau thông qua việc PHÂN TÍCH DỮ LIỆU:
· MUA HÀNG KHÔNG THEO QUY TRÌNH
· HẠN CHẾ MUA SẮM THEO NGOẠI LỆ
· GIẢM ĐIỀU CHỈNH NHIỀU LẦN
Hơn nữa, còn có thể tối ưu, rút ngắn thời gian thanh toán cho đối tác để GIẢM THIỆT HẠI TRẢ CHẬM đơn hàng.
· Cuối cùng là hỗ trợ ra quyết định GIA TĂNG TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH nghiệp vụ
Ví dụ, đối với bài toán MUA SẮM KHÔNG THEO QUY TRÌNH. Thay vì trải qua 6 bước đã được đề cập, quy trình này chỉ bao gồm 4 bước là:
· Đăng ký mua hàng
· Tiếp nhân mua sắm khi chưa được duyệt chi phí
· Tiếp nhận hóa đơn (khi chưa xác định nhà cung cấp và gửi yêu cầu chào giá cạnh tranh)
· Thanh toán đơn hàng.
Việc này có nghĩa là, sẽ có RỦI RO TĂNG CHI PHÍ đầu vào đối với các trường hợp đi qua quy trình này. Trong bảng số liệu, ta có thể thấy
Doanh nghiệp đang có 209 trường hợp MUA SẮM KHÔNG THEO QUY TRÌNH. Sử dụng PROCESS MINING có thể giả định, CHI PHÍ GIA TĂNG TIỀM NĂNG cho từng trường hợp, sau đó tổng hợp lại tổng chi phí mà doanh nghiệp có thể tiết kiêm được là khoảng 253 ngàn đô la nếu loại trừ tất cả các trường hợp này.
Đối với bài toán HẠN CHẾ MUA SẮM THEO NGOẠI LỆ, ta có thể sử dụng ứng dụng PROCESS MINING để MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH mua sắm hiện tại. Sau đó khảo sát và phân loại các biến thể trong quy trình, xác định được các bước quan trọng cho QUY TRÌNH MUA HÀNG TIÊU CHUẨN, từ đó so sánh và phát hiện các trường hợp lệch chuẩn và lí do của nó. Ví dụ ở đây PROCESS MINING đề xuất các lí do lệch chuẩn trong đó:
· Nhiều nhất là giá sản phẩm bị thay đổi
· Sau đó là ngày nhận hàng bị thay đổi
· Và nhóm phí mua hàng cần điều chỉnh
Bằng cách kiểm tra thời gian xử lí tại từng bước, ta có thể phát hiện thêm:
Tại bước điều chỉnh nhóm chi phí mua hàng ngoài việc là một NGOẠI LỆ TRONG QUY TRÌNH, nó còn gây mất thời gian do phải điều chỉnh và DUYỆT LẠI YÊU CẦU MUA HÀNG nhiều lần. Để giải quyết tình trạng này, ta có thể phát triển quy trình TỰ ĐỘNG HÓA cho bước duyệt đơn hàng bằng CÔNG NGHỆ ROBOTIC.
Để xác định hiệu quả việc đầu tư này, ta có thể sử dụng PROCESS MINING để GIẢ LẬP TỰ ĐỘNG HÓA quy trình trước khi quyết định áp dụng TỰ ĐỘNG HÓA bất kì bước nào trên quy trình. Ví dụ ta có thể giả định bước duyệt quy trình được TỰ ĐỘNG HÓA bởi một robot và thiết lập thời gian làm việc của nó là từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối với chi phí bằng 60 phần trăm chi phí nhân sự thực tế.
Sau khi thiết lập các giả định này trên ứng dụng PROCESS MINING, ta có thể nhấn Run simulation để hệ thống có thể giả lập trường hợp áp dụng TỰ ĐỘNG HÓA.
Đây là kết quả sau khi hệ thống PROCESS MINING giả lập quy trình đã được TỰ ĐỘNG HÓA. Trong đó:
· A là số liệu vận hành hiện tại
· B là số liệu sau khi giả lập
So với thực tế thì quy trình được TỰ ĐỘNG HÓA có thời gian xử lý trung bình ngắn hơn khoảng 11 ngày với CHI PHÍ VẬN HÀNH thấp hơn gần 7 đô cho mỗi yêu cầu mua sắm
Sau khi áp dụng TỰ ĐỘNG HÓA, ta có thể lập bảng số liệu tổng hợp CHI PHÍ NHÂN LỰC và CHI PHÍ PHẢI TRẢ khi gia tăng TỰ ĐỘNG HÓA quy trình để theo dõi hiệu quả. Với giả định chi phí trung bình dành cho nhân sự và robot bằng nhau, cùng là 7 đô la. Cụ thể, trong bảng báo cáo này, các bước được áp dụng TỰ ĐỘNG HÓA như:
· Tạo yêu cầu mua sắm, rô bốt xử lý được 1497 yêu cầu Trong tổng số 24023 yêu cầu và tổng chi phí cho bước này là 168161 đô la
· Bước ghi nhận hàng hóa được đăng ký, xử lý được 507 yêu cầu Trong tổng số 18961 yêu cầu và tổng chi phí là 132867 đô la
· Đặc biệt bước tạo danh mục đơn hàng, hệ thống tự động giúp xử lý đến 9604 yêu cầu mua sắm đơn hàng Trong tổng số 29816 yêu cầu và tổng chi phí là 208712 đô la
Ngoài GIẢ LẬP TỰ ĐỘNG HÓA quy trình, PROCESS MINING có thể giúp tối ưu, rút ngắn thời gian thanh toán cho đối tác để GIẢM THIỆT HẠI TRẢ CHẬM đơn hàng.
Như trong màn hình báo cáo này, có 15417 hóa đơn bị thanh toán chậm trong trung bình 32 ngày với tổng chi phí phải trả là 305 triệu 767 ngàn đô la. Nếu mỗi ngày phải trả 0,02 phần trăm chi phí do thanh toán chậm thì doanh nghiệp có thể đã mất khoảng 2 triệu đô la. Bài toán này cũng có thể giải quyết được bằng kỹ thuật phân tích và TỰ ĐỘNG HÓA quy trình như đã làm trước đó
Cuối cùng, doanh nghiệp có thể sử dụng quy trình TỰ ĐỘNG HÓA do PROCESS MINING đề xuất ở đây để MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH kinh doanh của doanh nghiệp. Với tính năng này, ngay khi quyết đinh sẽ áp dụng quy trình được đề xuất, bạn chỉ cần nhấn nút publish thì quy trình này có thể được import vào hệ thống quản lý quy trình BPM.
Tổng kết lại, PROCESS MINING có thể giúp ban giam đốc nghiệp vụ và nhà quản lý vận hành doanh nghiệp thực hiện
· Tích hợp và THU THẬP DỮ LIỆU QUY TRÌNH
· MÔ PHỎNG QUY TRÌNH hiện tại
· SO SÁNH VÀ PHÂN TÍCH THEO QUY TRÌNH CHUẨN
· Xem QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG được đề xuất
· GIẢ LẬP TỰ ĐỘNG HÓA quy trình
· Đánh giá hiệu quả TỰ ĐỘNG HÓA quy trình
· Xem BÁO CÁO VẬN HÀNH thường xuyên
Chúng tôi mời bạn trải nghiệm sự đơn giản và hiệu quả của VietCAS PROCESS MINING – giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp.
Để biết thêm thông tin chi tiết và bắt đầu hợp tác, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay. VietCAS – Kết nối doanh nghiệp, đơn giản mọi quy trình.
#VietCAS #ProcessMining #Process_Mining
